Yalın yönetim, bir organizasyonu destekleyen “sürekli iyileştirmeye” yönelik hareketler bütünüdür. Merkezinde verimliliği arttırmak her türlü israfı önlemek ve kaliteyi iyileştirmek vardır. Sistematik olarak küçük müdahaleler artımlı olarak devam eder ve uzun süreli iyileştirmeyi hedefleyen sürekli bir yaklaşımla çalışır.
Yalın yönetimin temel amacı, kaynakları optimize ederek iş süreçlerinde hem çalışan hem de müşterileri taleplerine yönelik istikrarlı ve sürdürülebilir bir iş akışı yaratmaktır. İz sürme ve deneyimleri çözümleme metoduyla işe yaramayan ya da gereksiz olan adımları gözden geçirerek zaman, emek ve para israfının önüne geçilmeye çalışılır.
Yalın yönetimin odak noktası şunlardır:
- Müşteri ve çalışanların bakış açısıyla değer tanımlama
- İş süreçlerindeki zaman, emek ve maddi israfları ortadan kaldırma
- Sürekli iyileştirme
Peki Bunu Nasıl Yaparız?
Elbette ki kurumsal süreç yönetimi ve kalite yönetim sistemlerini uygularken mevcut yapıdaki işleyişlere bu açıdan bakarak ve prosesleri yani iş akışlarını sürekli optimize ederek. Bunu yaparken departmanların ve çalışanların katılımları, sürekli takip ve değerlendirme, sisteme sorun veya öneri getirme çok çok önemlidir. Sürekli iyileştirme çalışmalarında çalışanların katkısı ve bu yönde teşvik edilmeleri çok önemlidir.
Yalın yönetim 1940’larda yapılan Toyota üretim sistemi ile doğmuştur. Toyota sisteminin temelinde aslında değer üretmeyen, verimliliği sekteye uğratan bütün çapakları temizlemeye amaç edinmiş ve bu şekilde 5 ilke oluşturmuştur. Bunun sonucunda bu beş ilkeyi uygulayarak verimlilik, üretkenlik, maliyet verimliliği ve iş döngüleri sürecinde önemli kazanımlarla karşılaştılar.
Yalın yönetimin beş ilkesi nedir?
- Değeri belirlemek
Çalışan ve müşteriler için oryaya konulması gereken işi tanımlamak ürünü veya hizmeti bu tanıma en uygun hale getirmektir. Nihai ürün ve hizmete fayda, değer veya önem katmayan herhangi bir faaliyetin artık sistemin dışına bırakılması gerekir.
- Değer akış haritalaması,
Nihai ürün veya hizmetin müşteri veya tüketiciye sunulması sürecine kadar geçen tüm eylem, hareket, plan ve insan katılımı dahil olmak üzere şirketin iş akışının haritalandırılması demektir.
Değer akışı haritalama, yöneticilerin işleri yürüten ekipleri görsel olarak görmesine ve süreci ölçmek, hesaplamak, değerlendirmek ve gelişmesine yardımcı olmaya çalışmasını sağlar.
- Sürekli iş akışı oluşturmak
Tüm ekip ve çalışanların iş akışının sorunsuz ilerlemesi için çapraz fonksiyonel ekipler kurarak oluşabilecek engelleri ve krizleri önlemeyi hedefler. Bu ekipler, belirli hedeflere ulaşmak için işbirliği ve paylaşım yapan farklı departmanlardaki kişilerden oluşur. Bu ekip kurumsal hedeflere ulaşmak için iletişime ve birlikte çalışmaya önem verir. Kanban tekniği burada ekiplerin işi ne zaman ve nasıl yapması gerektiği ile ilgili kolay iletişim kurulması için kullanılır. Amaç işin toplam sürecini küçük parçalara bölerek görselleştirmek ve iş akışına dışarıdan bakarak kesintileri ve aksaklıkları gözden geçirerek modeli değiştirmek gibi düşünülebilir.
- Çekme sistemi geliştirmek
Sizlere bunu örnekleyerek anlatmaya çalışacağım. Örneğin bir hastane yönetim sisteminde işimiz için ihtiyaç duyduğumuz standart bir bilgiyi elde etmek için başka insanlara muhtaç kalıyor, baskı kurmak zorunda kalıyorsak bilgi yönetim sistemimiz “itme sistemi” ile çalışmaktadır. Çünkü sürekli bir iteleme ve kovalama süreci yaşanır.
“Çekme sisteminde” ise ihtiyaç duyduğumuz ve işimize yarayan bilginin bize anında ve kolayca geldiği bir süreç varsa orada “çekme sistemi” kurulmuş demektir. Yani ihtiyaç duyduğumuz tüm bilgi ve verilere kimsenin peşinde koşmadan anında ve kolayca ulaşabileceğimiz bir alt yapı oluşturulmuştur.
- Sürekli iyileştirme
Bir işletmenin ne yaptığını, nasıl yaptığını, meydana çıkabilecek engelleri, sorunları, çalışanların iş süreçlerini nasıl daha iyi hale getirebileceklerini belirlemek için seçilebilecek tüm yöntemleri kapsar. Yalın yönetim sistemi ortaya değişmez sonuçlar çıkarmaz, sürekli yeni sorunlar ve çözülmesi gereken engeller olacaktır ve bunlar için ortaya çözme yönünde kararlılık koyar. İş akış süre ve şekillerinde sürekli bir iyileştirme hedeflenir.
Yalın Yönetimin Mevcut Sistemlerle Kaynaşması Ve Faydaları
Yalın yönetim sistemi şirket hiyerarşisinde iş akışlarının ve departmanların tümü arasında süreçlerin sadeleştirilmesini ve iyileştirilmesini amaçlar.
Yalın yönetim felsefesi;
- Daha akıllı ve hızlı bir iş süreci gerçekleştirilmesini sağlar.
- Kaynakların daha verimli ve en avantajlı halleriyle kullanılmasını sağlar.
- Odak noktası oluşturarak boşa harcanan faaliyetlerin önüne geçilir.
- Artan üretkenlik ve motivasyon ile daha verimli bir iş gücü yaratır.
Kuruluşlar için bu rahatlama alanı müşteri ve çalışan gereksinimlerini daha iyi ve hızlı karşılama yeteneğine kavuşur. Yani bir kuruluşun toplam performansının daha yüksek ve sağlam bir yapıya kavuşturulmasına yönelik yönetim sistemi oluşur.
