İşletmelerde sorunları kaynağında çözmek!
İşbirliği ile süreç yönetiminin gücü yazımda modern ve başarılı işletmelerde verimliliği artırma ve maliyetleri düşürme yönünde iş birliğinin faydalarını ve önemini anlatmıştım.
Bir işletmede mevcut sorunları tespit etmek ve bu sorunları kaynağında çözebilmek için aslında temel ihtiyaç etkin bir kurumsal süreç yönetimi, süreç yönetimi veya kalite yönetim sistemlerini başarıyla uygulayabilmektir. Ve tabiki bu tüm çalışma kademelerini ve personelleri dahil etmekle işlerlik kazanır yoksa her şey kağıt üzerinde yazılı rafta bekleyen dokümana dönüşür.
Süreç yönetiminde ve kalite yönetim sistemlerinde iş birlikçi yaklaşım bize aynı zamanda süreçteki aksaklıkları yani uygunsuzluk ve uyumsuzlukları da kaynağında tespit etme ve hızlı çözüm getirme şansı verir ve sürekli hızlı bir oto kontrol ve anında geri besleme ile gelişim sağlar.
Peki sorunları kaynağında tespit etmek ne demektir?
Öncelikle tüm departmanların kendi iş proses veya iş akışlarında anlık olarak ortaya çıkan beklenmedik ve plan dışı durumları anında bir yazılım aracılığı ile sistemdeki uygun yere işlemesi, durumun aciliyetine göre giderilmesi için kendi veya başka bir bölüme bildirimde bulunması ve buna konunun çözülmesine duyduğu aciliyete göre zaman sınırı koyması demektir.
Örneğin bir üretim hattı için satın alınan malzemelerin gelen paketleri içinde siparişi verilmiş ürünün eksik sayıda gelmesi, yanlış veya hatalı gelmesi gibi bir durum üretim süreci zamanlamasını ve teslim tarihini ve hatta diğer tüm iş planlarını olumsuz etkileyeceğinden kalite yönetim sistemlerine göre bir uygunsuzluk demektir. Bu uygunsuzluğun anında ilgili departmanlara yazılım yoluyla iletilmesi, ilgili departmanın konuyu çözerek sisteme cevap vermesi ve bu durumu hızlıca düzeltmesini sağlar. Arada ortak bir platform veya yazılım aracılığıyla yürüyen veri işleme ve geri dönüşüm alma hızı hem sorunun nesnel bir şekilde kayıt altına alınmasını, değerlendirilmesini ve kişilerin keyfine kalmadan çözülmesini sağlarken sorunlar anında kaynağında tespit edilmiş ve kayıt altına alınmış olur.
Peki şimdi buna başka bir konuda daha örnek verelim. Mesela hastanelerde kurumsal süreç yönetimi ve kalite yönetim sistemlerini uygulamak esnasında nasıl bir durum yaşanabilir?
Yani bu sefer hizmet sektörü için bir örnek olsun ve hastanelerde kurumsal süreç yönetiminde sorunları kaynağında tespit etmek için departmanların nasıl bir sorununu çözebiliriz diye soralım..
Diyelim ki hasta ve hasta yakınları ile personel arasında yaşanmış bir problem diyaloğu olsun. Bu herhangi bir konuda olabilir ve problem anında personel tarafından çözülmüş de olabilir… Burada her durumda yapılması gereken bu problemin aynı şekilde kayıt altın alınması, gerekirse departman veya personelin uygunsuzluğu kendine yazması ve nasıl çözdüğünü anlatması ve uygunsuzluğu kapatması olmalıdır. Eğer ki sorun örneğin bir sağlık personeli yüzünden çıkmışsa, hemşirenin kan alırken birinin koluna istemeden zarar vermesi gibi, bu uygunsuzluğun sorunun yansıdığı kişiler tarafından yazılması ve ilgili yetkililerin durumdan haberdar edilmesi gerekir. Belki bu anlık bir sorundu belki eğitsel veya tecrübeye dayalı bir sorundu ama ne olursa olsun ilgili kişilerin yetkilileri ve hastane yönetimi burada iyileştirme yapmak için çeşitli aksiyonlar almak isteyebilir elbette bundan haberleri olduğunda!!!
Bunun gibi örneklerle anlatmak istediğim özetle bizler gidip bir hastane için kurumsal süreç yönetimi de kursak, bir fabrika için kalite yönetim sistemleri de kursak sistemin kendisini işletecek ve verimlilik döngüsüne sokacak olan çeşitli ihtiyaçlar olacaktır.
- Yönetici katılımı
- Personel katılımı
- Departmanların katılımı
- Doğru planlanmış kurumsal süreç yönetimi planı
- Yazılım
- Eğitim
- Döngü yaratmak
gibi bunları özetleyebiliriz. Kurumsal süreç yönetimi veya kalite yönetim sistemleri bir işletme için bütün sorunları ortadan kaldıran bir araç değildir. Bu yönetim planlarıyla en az sorun yaşanması amaçlanır, maliyetler düşürülürken verimlilik artırılmak istenir ve bunun olabilmesi için de süreklilik sağlanması gerekir. Aslında süreç yönetimi ve kalite yönetim sistemleri sorunlar oluştuğunda nasıl çözeceğimizi belirler. Bize hazırlık ve alt yapı sağlar, açık ve net bir görüş kazandırır.
Kurumsal süreç yönetiminde süreklilik ve gelişim ancak bu döngüsel katılım ve geri besleme ile başarılı olacaktır.
Yani sorunları anında kaynağında tespit et ve çözülmesi için somut adım at!
Tekrar görüşmek üzere, sevgiler 🙂
Ebru kum
